Komunikacja. A raczej jej brak. Przeszkoda, która może położyć każdy projekt, albo co najmniej zdecydowanie opóźnić. Wystarczy trochę poszperać w sieci, by znaleźć procentowe zestawienia projektów informatycznych zakończonych sukcesem, zakończonych po czasie oraz zawieszonych. Zbyt dużo tych drugich i trzecich.
Oto jedna z małych przeszkód, na którą natrafiłem w korporacji - mejl bez odpowiedzi. Bardzo prosta przykładowa treść: "proszę przesłać uzupełniony plik...".
Początkowo średnio na 20 osób, 10 odpowiadało w terminie. Kolejne 5 po terminie. Pozostałe 5 ogóle.. Po pewnym czasie wypracowałem własny następujący schemat. Skuteczność ok. 98%. Deadline ustawiony na dzień X. W treści mejla deadline = X-1. Najlepiej do godz. 12.00, tak aby jeszcze tego samego dnia przeanalizować odpowiedzi. Rzadko oczywiście się zdarza, że już w tym momencie osiągamy blisko stuprocentową skuteczność. Jeśli sprawa jest bardzo ważna (która nie jest?!) wysyłam przypomnienie 2h przed godziną zero. I tu stosuję banalny trik: bezpośredni odbiorca jest tylko jeden. Nie cała grupa - wtedy pojawia się syndrom zbiorowej odpowiedzialnośc - "ktoś to za mnie zrobi", albo "wszyscy zrobią, to może ja nie będę musiał". Wierzcie mi - korespondencja bezpośrednia działa bardzo skutecznie.
A co jeśli wciąż nie zgromadziłem wszystkich odpowiedzi? Ponowny mejl bezpośredni, ale do wiadomości prezesa..
PS. Uważajcie z tym ostatnim - ani spamowanie skrzynek nie jest zbyt mile widziane, ani nie zawsze ta metoda jest politycznie poprawna ;)
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz